Управление проектами: статьи

Корпоративный пул ресурсов — это список людей, материалов и финансовых средств, которые будут использоваться в качестве ресурсов в планах проектов. Прежде чем назначать ресурсы задачам, необходимо добавить их в Project Online или Project Server. Это можно сделать вручную или путем синхронизации с Active Directory.

Ввод ресурсов по одному может оказаться довольно утомительным процессом. Другим вариантом настройки вручную является импорт ресурсов из внешнего файла данных. Вы также можете обновить существующие ресурсы, импортировав изменения из внешнего файла.

Project Professional используется в сочетании с Project Online или Project Server для импорта данных из внешнего файла. Project Professional позволяет импортировать файлы в следующих форматах:

• Форматы файлов Project: MPP и MPT
• Форматы файлов Excel: XLSX, XLSB, XLS
• TXT
• CSV
• XML

Вне зависимости от формата файл должен содержать по крайней мере отображаемое имя для ресурсов, которые вы хотите добавить в корпоративный пул ресурсов. Файл может содержать любые другие сведения о ресурсах, важные для вашей организации. Затем вы сопоставите поля во внешнем файле с полями Центра ресурсов в Project Online или Project Server.

Примечание: Если у вас есть поля, недоступные по умолчанию в Project Server или Project Online, создайте настраиваемые поля перед сопоставлением данных. После добавления настраиваемых полей в Project Server или Project Online вы можете сопоставить с ними поля во внешнем файле данных.

Чтобы импортировать новые ресурсы в корпоративный пул ресурсов или изменить существующие ресурсы в нем:

1. Откройте Центр ресурсов в Project Server или Project Online.

2. Выберите ресурсы, которые вы хотите изменить, или по крайней мере один ресурс, если вы планируете добавить дополнительные ресурсы в пул.

3. Щелкните Ресурсы > Открыть. Откроется представление Лист ресурсов Project Professional.

Примечание:  Если вы подключаетесь к Project Online, при запуске Project Professional вам может быть предложено указать свою учетную запись и пароль.

4. В Project Professional щелкните Файл > Открыть и выберите внешний файл с данными ресурсов, которые нужно импортировать.

5. Нажмите кнопку Далее в мастере импорта.

6. Выберите Новая схема и нажмите кнопку Далее.

7. Выполните одно из указанных ниже действий.

• Если вы изменяете существующие ресурсы, выберите Объединить данные с активным проектом и нажмите кнопку Далее.
• Если вы добавляете новые ресурсы, выберите Добавить данные к активному проекту и нажмите кнопку Далее.

8. Щелкните Ресурсы и нажмите кнопку Далее.

9. Выберите имя исходного листа, если вы используете файл Excel (в противном случае поле будет недоступно).

10. Сопоставьте поля во внешнем файле с полями Project Professional, а затем нажмите кнопку Далее.

Примечание: В области предварительного просмотра будет показано, как данные будут выглядеть в Project Professional.

11. Если вы изменяете существующие ресурсы, выберите поле, которое будет использоваться для слияния данных из внешнего файла с Project Professional, щелкните Задать ключ объединения и нажмите кнопку Далее.

Например, если выбрать поле Имя в качестве ключа слияния, данные, связанные с этим именем во внешнем файле, будут использоваться для изменения записи с таким именем в корпоративном пуле ресурсов.

Совет: Если вы хотите повторно использовать сопоставления полей при добавлении или обновлении ресурсов, выберите Сохранить схему.

12. Нажмите кнопку Готово.

Ресурсы появятся на листе ресурсов. При закрытии файла нажмите кнопку Да, когда вам будет предложено сохранить изменения извлеченных корпоративных ресурсов.

В Project Online или Project Server вернитесь в Центр ресурсов. Вы увидите, что ресурсы были добавлены в корпоративный пул.